Porządkowanie dokumentów

Z roku na rok w gospodarstwie rolnym przybywa dokumentów związanych z jego funkcjonowaniem. Wraz z upływem czasu tendencja ta będzie się utrwalała bez względu na nasz stosunek do buchalterii. Zamiast narzekać na wszechobecną biurokrację zastanówmy się jak możemy sobie pomóc. 

Dużo kłopotu i irytacji nastręcza nam sytuacja, gdy szybko musimy znaleźć jakiś dokument. Przecież jeszcze nie tak dawno był widziany na stole, biurku, półce… no właśnie, gdzie on się podział. Żeby uniknąć podobnych sytuacji spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak gromadzić i systematyzować dokumentację, aby była przydatna nam oraz urzędom i osobom, które sprawdzają nasze gospodarstwo.

Gospodarstwo rolne jest przedsiębiorstwem, które powinno posiadać własną dokumentację. Różnorodność działań w gospodarstwie powoduje, że dokumentacja jest bardzo urozmaicona. Często to zagadnienie budzi wiele dyskusji, ale większość rolników, którzy korzystają z dotacji jest zmuszona do prowadzenia właściwej dokumentacji w gospodarstwie. Każdy podmiot, a w szczególności gospodarstwo rolne, powinno gromadzić dokumentację, którą przekażemy kiedyś swoim następcom. Dobrze prowadzona dokumentacja to właściwe przygotowanie do zawodu i prowadzenia gospodarstwa przez nasze dzieci,  którzy będą potencjalnymi następcami.

Poszczególne dokumenty nie ulegną zniszczeniu i będą łatwo dostępne, gdy umieścimy je w skoroszytach i zgromadzimy w odpowiednich segregatorach.
W segregatorach powinny znaleźć się następujące dokumenty:

TECZKA NR 1
Własność gospodarstwa
– prawo własności gospodarstwa,
– wypis z księgi wieczystej,
– wypis z rejestru gruntów,
– mapa gospodarstwa + kopie tej mapy,
– umowy dzierżawy i użyczenia,
– mapa glebowa gospodarstwa,
– analiza gleby w gospodarstwie.
Na zewnętrznej stronie teczki umieszczamy wyżej wymienione napisy.

Mapa gospodarstwa informuje nas o położeniu geograficznym i przebiegu granic oraz właścicieli, którzy sąsiadują z naszym gospodarstwem. Mapa ta zawiera również informacje dotyczące rodzajów i klasy gruntów, rzeźby terenu, oraz rozmieszczeniu dróg, potoków, lasów, zadrzewień i budynków.

Mapa z zaznaczonymi granicami gospodarstwa powinna być oprawiona i powieszona w widocznym miejscu. Oryginał mapy oznaczony jest czerwonymi pieczęciami.

Mapa glebowa jest to mapa gruntów z oznaczeniem rodzaju i kwasowości gleby oraz zawartości składników mineralnych.

Plan sytuacyjny przedstawia podział terenu na poszczególne pola, uwzględniając ich wielkość.

TECZKA NR II
Dotacje obszarowe
– zaświadczenie z ARiMR o nadaniu numeru gospodarstwa,
– kopie wniosków o przyznanie płatności bezpośrednich do gruntów rolnych lub o przyznanie płatności z tytułu wsparcia działalności rolniczej na obszarach o niekorzystnych warunkach gospodarowania,
– pisma, które otrzymujemy z ARiMR (Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa),
– protokoły z kontroli gospodarstwa przez ARiMR,
– decyzje o przyznaniu płatności.
Na zewnętrznej stronie teczki umieszczamy wyżej wymienione napisy

TECZKA NR III
Chów zwierząt
– nadanie numeru siedziby stada,
– rejestr chowu bydła (owiec, trzody chlewnej),
– paszporty,
– druki urodzeń, przemieszczeń i padnięć,
– zapisy krycia zwierząt, inseminacji,
– zgłoszenie do Głównego Inspektora Weterynarii o spełnieniu wymogów produkcji pasz w gospodarstwie.

TECZKA NR IV
Produkcja mleka
– przyznanie kwoty mlecznej,
– rozliczenia kwoty bezpośredniej,
– faktury za mleko,
– zaświadczenie o spełnieniu minimalnych wymagań higieny pozyskiwania mleka (certyfikat obory),
– książeczka zdrowia,
– analizy wody.

TECZKA NR V
Sprzedaż pozostałych produkcji
– sprzedaż żywca,
– sprzedaż produkcji roślinnej.

TECZKA NR VI
Uzyskane dotacje
– dotacje do gospodarstw niskotowarowych (ksero wniosku, ksero planu, decyzje z ARiMR),
– dotacje dotyczące „Dostosowania do standardów”,
– dotacje do Programów Rolnośrodowiskowych, np. dla gospodarstw ekologicznych,
– dotacje dotyczące agroturystyki,
– dotacje dotyczące modernizacji gospodarstw.

TECZKA NR VIIa
Programy Rolnośrodowiskowe
– ksero wniosków o przyznanie płatności z tytułu realizacji przedsięwzięć rolnośrodowiskowych i poprawy dobrostanu zwierząt,
– decyzja o przyznaniu płatności,
– protokoły z kontroli przeprowadzonych przez ARiMR,
– pisma dotyczące tych wniosków,
– kopia zgłoszenia działalności w rolnictwie ekologicznym do WIJHARS.

TECZKA VIIb
Programy Rolnośrodowiskowe (certyfikacja)
– zgłoszenie do jednostki certyfikującej,
– protokoły z corocznej certyfikacji,
– pisma otrzymane od jednostki certyfikującej,
– dokumenty, które są wymagane przez jednostkę certyfikującą,
– rejestr działań rolnośrodowiskowych dotyczących rolnictwa ekologicznego – bardzo ważny!!!

TECZKA VIIc
Programy Rolnośrodowiskowe (plan, rejestr)
– Plan Rolnośrodowiskowy,
– Rejestr Działań Rolnośrodowiskowych.

TECZKA VIII
Ubezpieczenia
dokumenty dotyczące ubezpieczenia
– mienia,
– zabudowań,
– wyposażenia budynków,
– środków transportu,
– maszyn i wyposażenia,
– zwierząt i upraw,
– KRUS,
– pozostałe ubezpieczenia (np. na życie itd.).
Ponadto w gospodarstwie należy prowadzić:
– książkę historii pól, w której wpisujemy gatunki, odmiany uprawianych roślin, wielkość i rodzaj zastosowanego nawożenia, rodzaje wykonywanych upraw, wielkość zebranych plonów, przebieg wegetacji,
– ewidencję zabiegów środkami ochrony roślin,
– dokumentację dotyczącą budynków mieszkalnych, inwentarskich i pozostałych – sporządzana w zeszycie, w którym wpisujemy daty i koszty budowy, remontów, modernizacji. Oprócz tego podręcznego zeszytu w osobnych teczkach przechowujemy projekty budynków, zezwolenia budowlane i wszystkie dokumenty dotyczące zabudowań,
– dokumentację dotyczącą maszyn i sprzętu mechanizacyjnego – powinna zawierać daty zakupu, okresy gwarancji, napraw, sprzedaży.

Rolnik, który przyszłość swoją i swojej rodziny wiąże z prowadzeniem gospodarstwa powinien ponadto prowadzić na bieżąco ewidencję przychodów i rozchodów. Tylko dogłębna analiza wpływów i wydatków w gospodarstwie pozwala na właściwą ocenę ekonomicznej strony prowadzenia działalności rolniczej. Podobnie zresztą jak systematyczne gromadzenie informacji o przebiegu procesów produkcji, wynikach uzyskanych na poszczególnych polach, wynikach wydajności zwierząt, nakładach inwestycyjnych, eksploatacji sprzętu rolniczego itp., jest podstawą do podejmowania uzasadnionych ekonomicznie decyzji.

Teraz należy jedynie wygospodarować odpowiednie miejsce, w którym dokumenty będą przechowywane. Obojętne czy to będzie szafka, biurko czy chociażby półka. Ważne, aby rolnik w razie konieczności mógł bez problemu zlokalizować miejsce przechowywania dokumentów. Należy też pamiętać o wyposażeniu domowego „biura” w podstawowe akcesoria bez których prawdziwy biurokrata nie może się obejść. Będą to dziurkacz, zszywacz, spinacze, zszywki, długopisy – najlepiej dwa, ołówki, gumkę do mazania, linijkę, papier kancelaryjny, koperty i inne.

Omówiona wyżej próba uporządkowania przechowywanych w gospodarstwie dokumentów jest jedynie jedną z propozycji ich usystematyzowania. Jeżeli ktoś uważa, że można to zrobić inaczej, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby tak postąpić. Na przykład uzupełnieniem wersji papierowej mogłaby być uproszczona archiwizacja elektroniczna. Ale to już każdy powinien rozważyć indywidualnie. Wszystkie te działania mają jedynie służyć usprawnieniu pracy przy wypełniania wniosków, pisaniu odwołań i pism do urzędów oraz kontroli ze strony różnych instytucji, które oby jak najrzadziej przekraczały progi naszych gospodarstw.

Opracowano na podstawie artykułu
Jadwigi Kuciakowskiej
Ryszard Grabczyński
KPODR Minikowo, Oddział w Zarzeczewie,
PZDR w Lipnie